Finanziaria 2025 deducibilità spese di trasferta

A partire dal 1° gennaio 2025, entreranno in vigore nuove regole sulla deducibilità delle spese di trasferta per lavoratori dipendenti e autonomi, previste dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, commi 81-86, art. 1). L’obiettivo di queste misure è chiaro: ridurre l’evasione fiscale e garantire maggiore trasparenza nei rimborsi, rendendo obbligatorio l’uso di pagamenti tracciabili per ottenere la deducibilità delle spese e l’esenzione fiscale dei rimborsi.

Queste novità avranno un impatto significativo su aziende, liberi professionisti, commercialisti e avvocati tributaristi, che dovranno rivedere e adattare le proprie policy aziendali per evitare errori fiscali e la perdita della deducibilità. Fino al 2024, infatti, molte spese di trasferta venivano rimborsate anche in contanti senza particolari restrizioni, ma con la nuova normativa tutto cambia: se la spesa non è tracciata, non potrà essere dedotta e, nel caso in cui venga rimborsata a un dipendente, diventerà un importo soggetto a tassazione.

Le modifiche riguardano sia le aziende che gestiscono trasferte per i propri dipendenti, sia i professionisti autonomi che si spostano per motivi di lavoro. In particolare, per i lavoratori dipendenti, il TUIR (DPR 917/1986, art. 51, comma 5) distingue tra trasferte effettuate all’interno del comune e quelle fuori dal comune. Nel primo caso, tutti i rimborsi sono imponibili, fatta eccezione per le spese di viaggio e trasporto pagate con strumenti tracciabili. Nel secondo caso, invece, le indennità forfettarie rimangono esenti da tasse, mentre le spese per vitto, alloggio e trasporto potranno essere dedotte solo se pagate con carta di credito, bonifico, assegno o altri mezzi tracciabili. Ad esempio, se un dipendente parte per una trasferta di lavoro, il biglietto aereo e l’hotel pagati con carta aziendale saranno deducibili, mentre un pranzo pagato in contanti non lo sarà e, se rimborsato, dovrà essere considerato reddito imponibile.

Anche i professionisti autonomi dovranno attenersi a regole più stringenti, in base alle modifiche all’articolo 54 del TUIR. In particolare, potranno dedurre le spese di trasferta solo se pagate con metodi tracciabili e dovranno addebitare analiticamente al cliente eventuali spese alberghiere e di ristorazione per poterle dedurre. Per fare un esempio concreto, un avvocato che partecipa a un convegno potrà dedurre il costo del biglietto del treno se pagato con carta, così come la fattura dell’hotel intestata al suo studio. Tuttavia, una cena pagata in contanti e senza ricevuta non potrà essere dedotta.

Queste nuove regole impongono alle aziende un adeguamento delle policy aziendali sui rimborsi. Sarà necessario aggiornare i regolamenti interni per vietare i rimborsi su spese non tracciabili, richiedere sempre la prova del pagamento elettronico e formare dipendenti e collaboratori per evitare problematiche fiscali. Inoltre, sarà fondamentale implementare un sistema di monitoraggio per verificare che tutte le spese di trasferta siano conformi alla normativa.

Ma quanto vale questo provvedimento in termini di recupero fiscale? Secondo la Relazione Tecnica del Governo, l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità nei pagamenti consentirà di ridurre significativamente l’evasione in settori chiave come alberghi, ristoranti e trasporti. Si stima che nel settore alberghiero, dove l’evasione è stimata al 21%, si potranno recuperare 4,8 miliardi di euro su un volume d’affari di 23 miliardi, con un incremento dell’IVA di 480 milioni. Nella ristorazione, con la stessa percentuale di evasione, il recupero sarà di 18 miliardi su un volume d’affari di 86 miliardi, portando un maggiore introito IVA pari a 1,8 miliardi. Nel settore dei trasporti, dove l’evasione è più alta, pari al 50%, il recupero stimato è di 650 milioni su 1,3 miliardi di fatturato, con un incremento IVA di 65 milioni. In sostanza, l’introduzione dei pagamenti tracciabili mira a far emergere ricavi sottratti al fisco e a contrastare le operazioni non dichiarate.

Per adeguarsi senza rischi, è fondamentale che aziende e professionisti adottino nuove pratiche di gestione delle trasferte. Utilizzare esclusivamente pagamenti tracciabili, conservare ricevute digitali e giustificativi di spesa e aggiornare le procedure di rimborso saranno passaggi essenziali per evitare sanzioni e garantire la deducibilità delle spese.

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